Wanneer je automations in ActiveCampaign gebruikt, dan is de “wait” functie eigenlijk onmisbaar. Dit is een manier om de timing van je contacten in je automatiseringen en funnels te beheren. Het is echter niet alleen maar geschikt om vertragingen (vasthouden tot het juiste moment voor de volgende stap) in te bouwen; je kunt er namelijk heel creatief mee omgaan!

Zo kun je echt gepersonaliseerde ervaringen bieden, waarbij ActiveCampaign kan wachten op specifieke perioden, gebeurtenissen, naderende afspraken, en er is de mogelijkheid om tijdslimieten in te stellen.

We nemen je in dit artikel mee hoe je de wachtfunctie instelt én welke toepassingen en strategieën er mogelijk zijn.

Stap-voor-stap handleiding “wachtfunctie” gebruiken in ActiveCampaign #

1. Open de automatisering:

Begin door naar het “Automations” gedeelte in het linkermenu te gaan. Hier vind je al je automatiseringen overzichtelijk georganiseerd. Zoek en selecteer de specifieke automatisering die je wilt aanpassen door op “Edit” (nl = “bewerken” te klikken. Dit opent de automatisering, waar je wijzigingen kunt aanbrengen.

2. Ga naar “Voorwaarden en Werkstroom”:

Voeg een actie toe en ga naar het gedeelte “Conditions and Werkstroom” aan de rechterkant van het scherm. Hier heb je toegang tot de verschillende stappen en voorwaarden van je automatisering. Dit is de plek waar je de logica van je automatisering kunt beheren.

3. Voeg de “Wacht” actie toe:

Sleep vervolgens de “Wacht” actie vanuit de beschikbare acties naar de gewenste positie in je automatisering. Hiermee voeg je een vertraging toe aan het proces, waardoor je controle krijgt over de timing van de volgende stappen.

4. Stel de “Wacht” actie in:

Nu komt het interessante deel. Kies het type “Wacht” dat past bij je strategie. Wil je dat contacten even wachten, zoals bij een timer? Of moeten ze wachten tot aan bepaalde voorwaarden is voldaan? Dit is het moment om dit te bepalen en in te stellen.

• Wacht voor een specifieke periode: Deze actie fungeert als een timer. Als een contact deze stap bereikt, begint de timer, en het contact blijft in de wachtrij totdat de bepaalde tijd verstreken is.

• Wacht totdat aan voorwaarden is voldaan: Deze actie is afhankelijk van condities. Zodra een contact aan de door jou ingestelde criteria voldoet, wordt deze vrijgegeven en gaat het verder naar de volgende stap in de automatisering.

5. Volg de overige aanwijzingen om de “Wacht” actie in te stellen:

Stel nu exact in welke voorwaarden je wenst, zoals de duur van de wachttijd of de voorwaarden waaraan moet worden voldaan. Pas deze aan de behoeften van je automatisering aan.

6. Klik op “Opslaan”:

Als laatste stap, vergeet niet om op “Opslaan” te klikken voordat je de bewerkingsmodus afsluit.

Extra: de tijdsgebonden conditie functie is niet alleen in de automation zelf te gebruiken, maar kun je ook inzetten als filter of segmentcriteria. Dit is bijvoorbeeld handig bij de trigger van de automation of bij if/else acties.

7 tactieken met Wachtacties in ActiveCampaign #

Het is fijn om te weten hoe de wachtfunctie werkt en je deze instelt. Nog beter is ook creatief nadenken over wat je hier nu eigenlijk mee kunt. We geven je 7 tactieken die je mogelijk prikkelen:

1. Gebruik de wachtfunctie om contacten te tellen voor een bepaalde periode #

Houd je van analyses doen op je actieve contacten? Een handige truc is aan het eind van een automation een “wachttijd” in te stellen; waarmee contacten in een bepaalde automation blijven. Zo kun je op ieder moment zien hoeveel contacten in je automation zijn voor “X” dagen/maanden/jaren.

2. Slim inspelen op tijdzones #

Opereert jouw bedrijf internationaal of bevinden jouw klanten zich in verschillende tijdzones? Maak dan slim gebruik van de timezone functie. Je kunt o.a. e-mails versturen op de tijdzone van jou óf van die van je contacten. Wil je dat het echt lijkt; stuur dan vanuit jouw tijdzone. Wil je dat de kans het grootst is dat je het contact bereikt op het beste moment voor actie, gebruik dan de tijdzone van je contact.

3. Stuur verjaardag gerelateerde content #

Ben je vrijgevig als iemand jarig is? En heb je de verjaardag van contacten opgeslagen? Dan is dit een handige tactiek! Je kunt instellen dat je X dagen of tijd vóór de verjaardag al iets stuurt (zeg bijv. een kortingsbon om op je verjaardag zelf korting te krijgen), óp de verjaardag zelf; of daarna (bijv. we hebben je verjaardag gemist). Je kunt dit ook combineren met een tijd, zodat je op de verjaardag zelf in de ochtend al je cadeau geeft.

4. Stuur alleen berichten tijdens kantooruren #

Zeker als je salesteam direct moet kunnen schakelen met leads of klanten die reageren, dan is het handig om alleen berichten tijdens kantooruren te sturen. Stel hiermee twee condities in:

• De dag van de week is niet Zaterdag of Zondag (of juist ma-vr)
• De tijd van de dag is na 09:00 en voor 17:00
• Evt. bonus: de dag is niet X, Y, Z (zoals feestdagen of vakanties)

Uiteraard kun je hiermee helemaal je eigen schema bouwen! En ohja; als je het aan het begin instelt; dan zullen alle opvolgende mails ook gebaseerd op deze eerste tijd verzonden worden.

5. Bouw een “drip” campagne die periodiek iets stuurt #

Dit is handig als je een online cursus verkoopt bijvoorbeeld. Je trigger kan dan zijn een bestelling. Heb je ingesteld dat iedere week een nieuw deel van de cursus gestuurd wordt of opengesteld wordt? Dan kun je iedere week een e-mail sturen (of sms) met de nieuwe content.

6. Stuur periodieke (zoals wekelijks of maandelijkse) reminders #

Deze tactiek gebruik ik vaker bij juist terugkerende activiteiten, zoals offline cursussen of een wekelijk programma. Je stuurt vooraf een reminder dat over X tijd (bijv. een uur of 15 minuten) er een nieuwe sessies gepland staat. Maar dit kan ook net zo goed voor een nieuwe activiteit, aflevering of inloopuur zijn. Vul het in voor jouw bedrijf!

7. Wacht op een interactie of gebeurtenis #

De allerbeste functie is de “wachten op” functie. Dit kun je combineren met acties die jouw contact onderneemt om geavanceerde flows op te bouwen. Denk bijv. aan het wachten op het voltooien van een activiteit. Dit is bijv. het invullen van een formulier, maar ook het “reageren op een e-mail”. Dit gebruik je vaak bij sales-funnels; waarbij je alleen iets stuurt als er gereageerd is op je e-mail (of juist niet!)

Ook kun je dit combineren met andere automations. Je kunt bijv. wachten op “dat een automation niet meer actief is”, zodat ze automatisch van de ene naar de andere overgaan; of juist voorkomen dat je in een automation komt als de ander actief is.

Bonus: laat AI je slimme wachtfunctie bouwen! #

Sinds 2024 heeft ActiveCampaign een AI builder functie. Weer je niet altijd precies hoe je dit inricht, vul dan je prompt in met wat je wilt bereiken en AI bouwt het voor je. Wel goed testen uiteraard 😉

Praktische tips bij de wachtfunctie: #

Voorkom dat je een wacht stap verwijderd met wachtende contacten.

Verwijder nooit een Wait stap waar contacten in de wachtrij staan. Doe je dit namelijk, dan verdwijnen ze uit de automatisering. Dit is vaak niet wenselijk.

Wil je ze veilig te verwijderen, wijzig de wachttijd dan naar 5 minuten. Wanneer de wachtrij leeg is (ongeveer 5 minuten later), kun je de wachtactie veilig verwijderen.

Let op: de minimale wachttijd is 5 minuten.

Houd er rekening mee dat de meest korte wachttijd die je kunt instellen in ActiveCampaign 5 minuten is.

Test altijd bij het gebruik van datum- of tijd-gebaseerde voorwaarden!

Het is bij mij al talloze keren verkeerd gelopen. Voer dus altijd een test uit bij het gebruik van datum- of tijd-gebaseerde wachtvoorwaarden om fouten te voorkomen. Een simpel trucje is een kopie maken en daar de voorwaarden te verkorten of versimpelen; óf via een contact de automation in te gaan; en de wachttijden over te slaan.

Heb je nog vragen over de waitfunctie in ActiveCampaign? #

Heb je nog vragen over de slimme wachtfuncties en ActiveCampaign? Sluit je aan bij de community van FreshFusion! Hier delen we continu nieuwe tips, tactieken en informatie over ActiveCampaign. Ons doel is zoveel mogelijk ActiveCampaign gebruikers het maximale (rendement) uit hun account te laten halen.

Ben jij erbij?

Meld je hier aan!